Privacyverklaring voor kandidaten

Beginselen inzake gegevensbescherming

We verwerken je gegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant; we verzamelen ze alleen voor de hier toegelichte doeleinden; we houden ze relevant en beperkt tot wat nodig is; we houden ze juist; we bewaren ze niet langer dan noodzakelijk; en we slaan ze veilig op.

Welke gegevens we verzamelen

Via deze website verzamelen we de gegevens die je in het sollicitatieformulier invult: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste werklocatie, of je in Nederland mag werken, of je een rijbewijs hebt, je beschikbaarheid per week, en een eventueel bericht dat je toevoegt. Als je een CV bijvoegt, verzamelen we ook dat document en de informatie die het bevat — zoals je werkervaring, opleiding, talen en alles wat je er verder in opneemt.

Als je verder komt in het wervingsproces, kan RGIS aanvullende informatie verzamelen — rechtstreeks van jou of van referenten — zoals je werkervaring, kwalificaties, interviewnotities, beoordelingsresultaten en, waar relevant voor de functie, achtergrond- of antecedentenonderzoek — zoals beschreven in de volledige kandidaat-privacyverklaring van RGIS.

WhatsApp en AI-assistent

Als je contact met ons opneemt via WhatsApp, verwerken we je WhatsApp-nummer, profielnaam als die is gedeeld, berichtinhoud, inhoud van spraakberichten wanneer je audio stuurt, tijdstippen, en antwoorden van de bot of medewerkers. Het RGIS WhatsApp-nummer is verbonden via VixAI en Meta/WhatsApp.

Vragen van kandidaten en transcripties van spraakberichten kunnen met OpenAI worden verwerkt om een behulpzaam wervingsantwoord op basis van RGIS-informatie te maken. Als je een CV bij je sollicitatie voegt, kan dat document ook met OpenAI worden verwerkt om er een gestructureerde samenvatting van te maken (zoals werkervaring, opleiding, talen en vaardigheden) die onze recruiters helpt bij het beoordelen van je sollicitatie. We gebruiken WhatsApp-chats, transcripties, CV-samenvattingen of andere AI-output niet om geautomatiseerde wervingsbesluiten te nemen; een medewerker blijft verantwoordelijk voor wervingsbesluiten.

Onboarding van goedgekeurde kandidaten

Als je sollicitatie is goedgekeurd, kan RGIS je uitnodigen voor een beveiligd onboardingportaal om de gegevens aan te leveren die nodig zijn voor arbeidsdocumenten. Dit kan identiteits- en werkvergunningsdocumenten, BSN, bankgegevens of bankbewijs, gegevens van een contactpersoon voor noodgevallen en je beschikbaarheid per dag en dienst omvatten. Upload geen foto van je bankpas.

Geüploade onboardingdocumenten kunnen uitsluitend met OpenAI worden verwerkt om zichtbare velden uit te lezen en het formulier vooraf in te vullen. Je controleert zelf de uitgelezen informatie en RGIS-medewerkers blijven verantwoordelijk voor de verificatie. Documenten en onboardinggegevens worden versleuteld opgeslagen, toegang wordt gelogd en het onboardingdossier wordt na de ingestelde bewaartermijn van 90 dagen verwijderd, tenzij RGIS een wettelijke reden heeft om het langer te bewaren.

Hoe je gegevens worden verzameld

Het grootste deel van je gegevens komt rechtstreeks van jou, via dit formulier. In latere fasen van de werving kan RGIS ook informatie ontvangen van rekruteringsbureaus, referenten die je opgeeft, of aanbieders van achtergrondcontroles, indien van toepassing op de functie.

Waarom we ze gebruiken, en onze grondslag

We gebruiken je gegevens alleen om je sollicitatie te beoordelen, contact met je op te nemen en onze werving te beheren. Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang om geschikte collega's te vinden, en het nemen van stappen op jouw verzoek voordat een arbeidsovereenkomst wordt gesloten.

Als je geen gegevens verstrekt

Sommige velden zijn verplicht omdat we een sollicitatie zonder deze gegevens niet in behandeling kunnen nemen — bijvoorbeeld contactgegevens en de bevestiging dat je in Nederland mag werken.

Bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens

Het sollicitatieformulier op deze website vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsinformatie, ras, religie of seksuele geaardheid) of strafrechtelijke gegevens. Als een latere fase van de werving dit vereist — bijvoorbeeld een aanpassing wegens een beperking, of een antecedentenonderzoek voor functies met toegang tot eigendommen van klanten — zal RGIS op dat moment uitleggen waarom en hoe dit wordt gebruikt.

Hoe lang we ze bewaren

Als we je geen functie aanbieden, bewaren we je sollicitatiegegevens tot 6 maanden nadat we je onze beslissing hebben meegedeeld, zodat we kunnen aantonen dat onze werving eerlijk verliep. We bewaren ze langer alleen als je ons uitdrukkelijk toestemming geeft om je voor toekomstige functies in aanmerking te nemen.

Inactieve WhatsApp-gesprekken bewaren we alleen zolang dat nuttig is voor wervingsondersteuning en schonen we periodiek op. De huidige operationele richtlijn is 6 maanden, tenzij een langere termijn nodig is voor een specifieke wervings- of juridische reden.

Met wie we ze delen

Je gegevens worden verwerkt door RGIS en door dienstverleners die namens ons handelen — bijvoorbeeld de tool die je sollicitatie bij onze recruiters aflevert. Zij mogen je gegevens alleen volgens onze instructies gebruiken en moeten ze vertrouwelijk en veilig houden onder een passende verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens nooit.

Dienstverleners voor WhatsApp en AI

Voor WhatsApp- en AI-assistentfuncties kunnen dienstverleners VixAI, Meta/WhatsApp en OpenAI omvatten, beperkt tot het uitvoeren van de berichten- en kandidaatondersteuningsworkflow en het samenvatten van CV's voor onze recruiters. OpenAI kan API-gegevens kort bewaren (momenteel tot ongeveer 30 dagen) voor misbruikmonitoring voordat ze worden verwijderd, en gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen.

Hoe we ze beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang tot je gegevens te voorkomen. De toegang is beperkt tot de mensen die deze voor de werving nodig hebben, en we hebben procedures voor een vermoedelijk datalek.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten die jou aanzienlijk raken uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Een medewerker beoordeelt altijd je sollicitatie.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage in de gegevens die we over je bewaren, ze laten corrigeren of verwijderen, het gebruik ervan beperken of daartegen bezwaar maken, of ze in een overdraagbare vorm ontvangen.

Je kunt ook op elk moment een eerder gegeven toestemming intrekken (bijvoorbeeld om je gegevens te bewaren voor toekomstige functies). Zodra je dat doet, stoppen we de verwerking op die grondslag en verwijderen we de gegevens conform onze bewaartermijn hierboven.

Om een recht uit te oefenen, mail je naar privacy@rgis.com. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

RGIS heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld die toeziet op de naleving van deze verklaring. Je kunt met vragen of klachten over je gegevens terecht op privacy@rgis.com.